COVID 19 & Entreprise : Comment faire face en 8 points ?

Les conséquences de cette pandémie sont sans précédent pour les entreprises qui n’ont aucun repère et naviguent à vue depuis le mois de Mars 2020 (6 mois) malgré le flot continu de règles nouvelles et de mesures d’urgences, qui, loin d’arranger la situation, ajoute souvent à la confusion. Au fur et à mesure que les entrepreneurs s’adaptent et prennent des mesures pour assurer la continuité de leur activité, de nouveaux risques, de nouvelles règles et de nouveaux défis apparaissent. Jamais une crise n’aura nécessité autant de souplesse et d’adaptation de la part des entrepreneurs qui doivent gérer un risque en constante mutation, tant pour protéger la santé et la sécurité de leurs salariés que pour la survie de leur entreprise.

Après de fausses « vraies vacances » ayant succédé aux vraies « fausses » vacances (du confinement) entrecoupées par un déconfinement n’ayant pas déconfiné l’économie, la crise s’installe pour une durée inconnue. En temps de crise, marqué par l’incertitude et le manque de vision, le réflexe est grand de vouloir se recroqueviller sur ses bases et d’élaguer toutes les branches qui ont mis tant de temps à pousser (que ce soit les salariés formés dont on est tenté de se séparer faute d’activité ou encore les projets mûris et en phase d’aboutissement qu’on veut soudainement abandonner ou reporter aux calendes grecques). La crise se suffit à elle-même sans qu’il faille en rajouter, surtout après avoir déployé tant d’efforts pour préserver la santé des salariés et la sécurité des échanges.

Face à l’ampleur du bouleversement et de ses conséquences (la seule baisse importante du CA suffit à remettre en cause les habitudes quotidiennes), il est primordial de hiérarchiser et de coordonner les efforts permettant la mise en place puis l’exécution d’un plan de gestion de crise.

La priorité en pareille situation demeure de garder à l’esprit un certain nombre de fondamentaux, indispensables pour durer dans la crise, pour vivre avec le COVID. Il y a eu « un avant » et il y a dorénavant « un avec » qui risque de durer.

L’objectif est de continuer à fonctionner sur toute la durée de la crise tout en réduisant au mieux son impact. Voici les 8 règles de (sur)vie en période de crise :

1- Gestion des « hommes » 

En période de crise, la valeur clé reste les femmes et les hommes qui composent votre entreprise et qui œuvreront avec vous pour redresser la situation. Les gens formés et de qualité sont rares, et vous avez investi beaucoup de temps et d’argent pour les former, la priorité est donc d’assurer leur santé et leur sécurité avec les moyens les plus importants, que ce soit en vos locaux ou à leur domicile. Tous les moyens de prévention contre le Covid 19 doivent être communiqués et mis à disposition. Il est donc capital de mettre en place des process sans équivoque, ciblés sur votre personnel pour réduire au mieux l’incertitude.

Vos effectifs peuvent à tout moment être perturbés de manière temporaire (contamination individuelle ou en série). Il s’agira de gérer le ralentissement du travail et de prévoir un plan de relève si l’une des personnes essentielles de l’entreprise est touchée, en désignant le ou les remplaçants pour assurer la continuité du service.

Les protocoles internes doivent être clairs en cas de contamination et les gens doivent savoir quoi faire, où aller, à qui déclarer. Il convient d’être clair et ferme envers l’ensemble des effectifs, notamment ceux qui sont fragiles économiquement et qui peuvent être tentés de ne pas signaler une situation à risque pour éviter une perte éventuelle de revenus.

Le ralentissement du travail peut également venir d’une baisse importante de l’activité. Il s’agira ici de prévoir une gestion tournante des absences (activité partielle, congés payés ou non payés, etc .). Idem pour le protocole de retour au travail après la mise en quarantaine.

2- Gestion de sa trésorerie

La trésorerie est le nerf de la guerre pour faire face aux imprévus dont cette crise ne manque pas. Chaque entreprise s’évertue à encaisser les factures de ses clients tout en continuant de payer ses fournisseurs et ses salariés.

De la gestion de la trésorerie et du maintien de ces flux dépendent la pérennité de l’entreprise et l’activité économique en général. C’est pourquoi le PGE a été mis en place jusqu’à la fin 2020 pour faire office de bouée de sauvetage pour les entreprises qui se trouvent face à des difficultés pour payer leurs charges. La solidité de la trésorerie est le nerf de la guerre, surtout quand les entrées d’argent se font rares.

L’obtention du PGE fait parfois l’objet de demandes ubuesques qu’il convient de recadrer le cas échéant auprès des banques. L’assistance de son expert-comptable est essentielle et il convient d’y recourir à chaque fois que nécessaire, même quotidiennement.

Les experts comptables doivent naturellement être plus que jamais disponibles et très réactifs (à titre d’exemple, nous avons organisé notre cabinet pour être disponible pour nos clients 6 jours sur 7 et répondre de manière très rapide). Suite à l’obtention du PGE, il est impérieux de n’utiliser cet argent que pour faire face à ses charges obligatoires, de ne pas le dépenser trop vite et de ne pas investir avec, voire pire, rembourser le compte courant des associés.

La mise à jour régulière du plan de trésorerie prévisionnel, prévoyant les entrées et les sorties du compte bancaire, permet de conserver une trésorerie et une vision sur les dépenses des mois à venir. La gestion du risque client est d’autant plus importante que l’estimation de son chiffre d’affaires est l’un des paramètres capitaux permettant de calculer sa trésorerie et d’anticiper au mieux les risques.

La durée et l’ampleur de la crise étant encore inconnues, il est recommandé de faire appel aux aides de l’Etat pour pérenniser sa trésorerie. C’est l’oxygène même de l’entreprise qui déterminera sa capacité à « encaisser » les chocs pouvant survenir.

3- Organisation interne

Dans l’éventualité ou une entreprise doive fermer ses portes durant une période plus ou moins courte, ou qu’elle soit privée d’une partie plus ou moins importante de ses effectifs, il est judicieux de finaliser dès aujourd’hui toutes les possibilités (mises en place durant le confinement) permettant de faciliter le travail à distance en ligne ou en extérieur. En effet, le retour au confinement localisé au niveau de l’entreprise ou d’une équipe est loin d’être exclu. Il convient donc de tirer les leçons du 1^er épisode forcé de télétravail pour apporter les mesures correctrices, pendant qu’il est encore temps (outils technologiques, ressources mises à disposition, etc…). Cette réorganisation ne doit pas simplement concerner le personnel de l’entreprise. Les partenaires, fournisseurs ou contributeurs indispensables à votre entreprise doivent être intégrés à votre plan pour permettre la continuité des affaires.

4- Communication interne

La dispersion des troupes peut gravement nuire à la cohérence globale et à la dynamique de groupe. Il est essentiel de maintenir le lien en toutes circonstances. Ce n’est que par la régularité des échanges avec son équipe maintenue à distance (mails, appels, téléconférences, etc.) que l’entreprise parviendra à fluidifier la transmission de l’information et ainsi à améliorer l’assimilation par chacun de la vision et des objectifs poursuivis (le pourquoi). L’efficience est à ce prix pour garder ses clients, notamment dans ces moments compliqués.

5- Communication externe

L’inquiétude ayant gagné l’ensemble des secteurs d’activité, la communication vis-à-vis de ses partenaires extérieurs et de ses clients (qui baignent dans les mêmes eaux troubles) est également essentielle pour maintenir le lien et plus généralement l’activité de l’entreprise. Le site internet, instrument incontournable en la matière et souvent parent pauvre des professions du droit, doit être réinvesti (parfois de fond en comble), notamment en cette période ou le temps disponible pourrait être plus important. En période de crise, on ne communique jamais trop.

6- Établir un état des lieux des coûts cachés

Plus difficile à mesurer, le dirigeant peut améliorer sa rentabilité en activant le levier de la réduction des coûts visibles ou cachés. En période de crise, les coûts cachés, qui n’apparaissent pas en comptabilité, mettent plus encore en difficulté la performance de l’entreprise. Un grand nombre de coûts cachés trouvent leur origine dans les dysfonctionnements humains (présentéisme, soucis de communication, mauvaise organisation, formation insuffisante du personnel). Ces maux sont rarement mesurés par manque de temps. En période de baisse importante d’activité, le temps disponible devient une opportunité pour détecter ces dysfonctionnements. Le tout n’est donc pas seulement de limiter les dépenses visibles et de stopper les investissements mais aussi de traquer les coûts cachés. Les mesures correctrices peuvent être apportées avec le temps dégagé par l’inactivité forcée provoquée par la baisse du CA.

7- Faire le point de ses forces vives et gérer sa masse salariale et les compétences à parfaire

L’un des objectifs premiers est évidemment de conserver ses forces et atouts, au premier rang desquels se trouvent évidemment les salariés formés et opérationnels. Le cas échéant, le gel des embauches intervient pour mieux maintenir ces salariés qualifiés et de confiance, qui devront être présents quand l’activité repartira définitivement. Le temps dégagé par la baisse forcée de l’activité peut être investi dans la formation durant les périodes creuses, grâce notamment aux financements débloqués par l’Etat pour former les salariés.

8- Stratégie et diversification 

L’activité quotidienne est l’ennemi de la stratégie, qui accapare tout le temps et empêche de s’élever. Cette crise économique peut, et doit être l’occasion de faire ce que l’on n’a pas le temps de faire lorsqu’on est en mode « tête dans le guidon ».  Site internet, prospection, investissement de nouvelles opportunités ou d’activités accessoires, fidélisation de sa clientèle, réflexion sur sa stratégie et les bons outils dont il serait profitable de se doter, restructuration, etc.

L’économie tourne au ralenti et ne semble pas repartir aussi fortement qu’espéré malgré les centaines de milliards injectés. Pour autant, les chefs d’entreprises doivent quotidiennement répondre à des défis aussi inattendus qu’immédiats, tout en gérant leur trésorerie qui est le facteur clé de la gestion des risques.

Toutes ces mesures de gestion de crise permettront de traverser moins inconfortablement cette période invraisemblable que nous vivons et de réduire l’impact majeur sur le fonctionnement des entreprises et plus largement sur un très grand nombre d’aspects de la vie quotidienne. Le savoir permet de se préparer à la prochaine secousse, de mieux en encaisser les coups et de parfaire son organisation, au fur et à mesure des répliques.

Laïaché LAMRANI

Expert-comptable, spécialisé professions réglementées du Droit

Expert-conseil, Master de Droit et Fiscalité de l’Entreprise – DJCE

Chargé d’enseignement Panthéon Assas II

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