Gestion des professions de commissaire de justice et de notaire : analyse de la réforme
Le décret 2022-1743 du 29 décembre 2022, relatif à la gestion des professions de commissaire de justice et de notaire a allégé de manière notable les procédures relatives au traitement des dossiers déposés sur le compte OPM.
Si la plupart de ces modifications constituent des avancées, il convient de bien anticiper un certain nombre de conséquences.
Désormais deux régimes sont applicables depuis le 1er janvier 2023 :
– Celui des « demandes » : elles donnent lieu à un arrêté publié au Journal Officiel ou une décision nominative ;
– Celui des « déclarations » : elles peuvent donner lieu à une décision du garde des sceaux avec ou sans droit d’opposition selon les cas et, pour certaines d’entre elles, à une publication sur le portail OPM (et sur celui des instances professionnelles s’agissant plus spécifiquement des transformations de structure sociale).
L’allégement entré en vigueur en 2023 a concerné principalement les restructurations qui devaient jusqu’alors passer par une procédure d’agrément et qui sont allégées en « simple déclaration ».
Voici les six principales situations qui sont visées :
1- Prestation de serment unique,
2- Départ d’un associé,
3- Changement d’office au sein de la même société,
4- L’OPM salarié devenant titulaire de l’office dans lequel il est employé ou associé de la société qui l’emploie,
5- Constitution d’une société par dissolution d’une autre société,
6- Cession d’actions ou de parts sociales entre associés,
7- Entrée d’un nouvel associé en vue de l’exercice de la profession par rachat de titres ou augmentation de capital,
8- Récapitulatif des demandes et déclarations possibles.
Analyse détaillée au cas par cas des principales modifications intervenues et de leurs impacts.
Nous rappelons en fin d’article (point 8) l’ensemble des demandes et déclarations pouvant être déposées sur le site OPM ou auprès de la CNCJ ou du CSN, en reprenant l’ensemble des cas de restructurations possibles.
Débutons notre analyse par la petite révolution qui est intervenue sur les prestations de serment et les impacts susceptibles de se produire.
1- Modification : Prestation de serment unique
La prestation de serment pour les commissaires de justice et les notaires est désormais prévue uniquement pour une première nomination.
Elle est donc unique et n’aura donc plus à être renouvelée dans le cadre de changements de qualité (salarié, associé ou à titre individuel) ou de lieu d’exercice d’un officier ministériel et public au cours de sa carrière professionnelle.
Cette modification est rétroactive et s’applique en effet à tous ceux qui ont déjà prêté serment, même avant 2023. Elle tend ainsi à simplifier la carrière de ces professionnels à l’instar d’autres professions réglementées.
La suppression du renouvellement de la prestation de serment impose toutefois que les procureurs généraux près des cours d’appel et les instances professionnelles régionales soient informés des changements de qualité ou de lieu d’exercice des OPM au cours de leur carrière professionnelle.
Cette information devra être donnée par l’OPM dans le mois qui suit le début de l’exercice de ces nouvelles fonctions.
A- Procédure : une seule prestation de serment dans sa vie, à l’entrée dans la profession
En ce qui concerne les commissaires de justice et les notaires, la prestation de serment n’est requise qu’en cas de première nomination.
« En cas de changement de lieu, de la qualité ou de la structure d’exercice, le commissaire de justice ou le notaire informe, dans le délai d’un mois suivant la date de début de l’exercice de ses nouvelles fonctions, le procureur général près la cour d’appel et l’instance professionnelle régionale dans les ressorts desquels se situe l’office au sein duquel il exerce ses nouvelles fonctions ».
Il est rappelé que la prestation de serment des commissaires de justice et des notaires doit être réalisée dans le mois suivant la publication de l’arrêté de nomination et qu’il appartient à l’intéressé de prendre attache avec le greffe de la juridiction compétente.
B- Entrée en vigueur :
Depuis le 1er janvier 2023.
C- Impact sur vos dossiers :
Attention, les impacts sont importants, parfois même compliqués à gérer, notamment quand nous ajoutons les dispositions de l’ordonnance du 8 février 2023.
Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :
a– Pour toutes les situations suivantes :
Que ce soit pour :
– Le titulaire d’un office,
– L’associé d’une Société unipersonnelle détenant un office,
– ou tous les associés d’une société détenant un ou plusieurs offices :
Aucune prestation de serment n’a été faite que ce soit en tant qu’associé ou titulaire au sein d’un autre office (ou du même office) ou en tant que salarié :
Rien ne change, le ou les offices ne pourront débuter leur activité qu’après la ou les prestations de serment de celui ou de ceux qui exerceront.
b- Pour toutes les situations suivantes :
Que ce soit pour :
– Le titulaire d’un office,
– L’associé d’une Société unipersonnelle détenant un office
– ou tous les associés d’une société détenant un ou plusieurs offices :
Le ou les professionnels devant entrer en fonction ont (tous) déjà, par le passé, prêté serment soit en tant que titulaire d’un office, soit en tant qu’associé d’une société titulaire d’un office, soit en tant que commissaire de justice salarié ou notaire salarié.
Dans ce cas, l’activité débute dès le lendemain de la parution au JO de l’arrêté de nomination (s’il y a une publication au JO) ou dès la fin du délai d’opposition du garde des sceaux.
Une difficulté temporaire sera à gérer pour les associés d’une société non encore immatriculée aux premiers jours d’exercice, celle-ci ne pouvant avoir lieu qu’après la parution au JO de leur arrêté de nomination.
Considérant que l’immatriculation prendra entre 48 h et une semaine (nous mettons de côté l’incroyable fiasco du guichet unique qui allonge de manière déraisonnable ce délai déjà bien long), les associés débuteront donc leur exercice sans société existant officiellement, sans compte bancaire et bien souvent sans comptabilité et informatique (sauf si cela a été bien anticipé et que le prestataire se rend disponible le jour de parution de l’arrêté au JO).
c- Enfin, dans les situations « mixtes » :
Situation dans laquelle un associé (ou plusieurs) qui n’a jamais prêté serment se retrouve associé avec d’autres associés qui ont déjà prêté serment dans une vie antérieure :
La Société ne pourra entrer en fonction qu’après la prestation de serment de celui, de celle (ou de ceux) qui doit (doivent) prêter serment.
Il convient ainsi de noter, qu’en cas de présence d’un nouvel associé, n’ayant jamais prêté serment, la société ne peut entrer en fonction dans l’office qu’après la prestation de serment de l’ensemble des associés exerçant dans cet office. Ceux-ci ne peuvent exercer leurs fonctions qu’à compter du jour où ils ont prêté serment.
Conformément à l’article 2-1 du décret du 12 juillet 1988 susvisé, la prestation de serment d’un officier public ministériel n’est requise qu’en cas de première nomination. L’associé qui exerce de nouvelles fonctions informe, dans le délai d’un mois suivant le début de leur exercice, le procureur général près la cour d’appel et la chambre régionale ou interrégionale des commissaires de justice dans les ressorts desquels se situe l’office au sein duquel il les exerce.
Il convient donc naturellement d’adapter la documentation juridique pour intégrer la configuration qui correspond à votre situation.
2- Modification : Départ d’un associé
A- Procédure de déclaration
Quand un commissaire de justice ou un notaire se retire et cède la totalité de ses parts sociales ou actions :
– à la société,
– aux autres associés
– ou à l’un ou plusieurs d’entre eux
– ou à un tiers, hors les cessions impliquant l’exercice du droit de présentation,
– ou une première nomination,
une déclaration doit être faite au garde des sceaux, ministre de la justice, par téléprocédure sur le site internet du ministère de la justice.
En l’absence de décision expresse d’opposition ou de non-opposition du garde des sceaux, portée à la connaissance de l’intéressé avant l’expiration d’un délai de deux mois, le retrait prend effet à la date d’expiration de ce délai.
Ce délai court à compter de la réception de la déclaration, dûment complétée.
B- Entrée en vigueur :
Depuis le 1er mars 2023
C- Impact sur vos dossiers :
Cette nouvelle procédure permet ainsi :
– d’une part d’accélérer de manière significative l’entrée en vigueur des projets déposés. Alors que la durée moyenne de traitement peut être estimée entre 5 et 7 mois, il y a chaque année des dossiers dont le traitement est anormalement allongé, dépassant parfois les 12 mois.
– et d’autre part de bénéficier d’un délai garanti de traitement qui ne pourra excéder 2 mois. Cette garantie permettra notamment de bien se préparer en amont et d’anticiper sa prise de fonction et le cas échéant son départ du poste occupé antérieurement.
La fin du délai d’opposition marquera ainsi la date effective de la cession des parts, sans qu’il soit nécessaire d’attendre une publication au JO (qui n’aura pas lieu dans ces cas de figure).
Enfin, il convient naturellement d’adapter à ce nouveau dispositif la rédaction de la documentation juridique en général et plus spécifiquement les traités de cession.
3- Modification : changement d’office au sein de la même société (associé ou salarié)
Pour les sociétés multi-offices, il arrive régulièrement qu’un ou plusieurs associé(s)/salarié(s) nommé(s) pour instrumenter dans l’un des offices, souhaite pour diverses raisons, modifier son office de rattachement et exercer dans l’autre (ou l’un des autres) office(s) détenus par la Société.
Ce changement nécessitait jusqu’à présent le dépôt d’un dossier d’autorisation qui devait être instruit par la chancellerie avant que la modification ne soit officialisée via un arrêté ministériel au JO.
Cette lourdeur disparaît donc au profit d’une procédure de déclaration avec un délai de non opposition de deux mois.
A- Procédure de déclaration :
Chacun des associés peut exercer, sans nouvelle nomination, de nouvelles fonctions dans un autre office de la même société en adressant au garde des sceaux, ministre de la justice, une déclaration, par téléprocédure, sur le site internet du ministère de la justice, dans un délai de dix jours suivant son accord. La déclaration est accompagnée de la copie des statuts et de tout document permettant d’établir l’accord de l’intéressé, de la société et, le cas échéant, des autres associés.
En l’absence de décision expresse d’opposition ou de non-opposition du garde des sceaux, portée à la connaissance de l’intéressé avant l’expiration d’un délai de deux mois (un mois pour les salariés), la déclaration est réputée avoir fait l’objet d’une décision de non-opposition et l’intéressé peut exercer ses nouvelles fonctions à la date d’expiration de ce délai.
Ce délai court à compter de la réception d’une déclaration dûment complétée et accompagnée des pièces requises. »
B- Entrée en vigueur :
Depuis le 1er mars 2023
C- Impact sur vos dossiers :
Les restructurations internes, amenant à une modification sur l’office de rattachement pour un associé d’une société disposant de plusieurs offices, est donc considéré de la même manière qu’une cession de parts interne. C’est une décision interne qui relève de la seule responsabilité des associés et sauf situation exceptionnelle, il n’est pas nécessaire de recueillir l’agrément de la chancellerie.
La documentation juridique devra naturellement prendre en compte cette évolution et préciser, dans les clauses dédiées, la date souhaitée de l’entrée en vigueur de la modification, en anticipant par rapport à cette dernière.
4- L’OPM salarié qui entend devenir titulaire de l’office dans lequel il est employé ou associé de la société qu’il l’emploie
Promotion qui arrive très régulièrement, depuis l’intronisation du statut de commissaire de justice salarié (ce statut étant même parfois utilisé pour cela, comme antichambre de l’association), le commissaire de justice salarié ou notaire salarié souhaite devenir titulaire de l’office dans lequel il est employé ou associé de la société qui l’emploie. Dans ce cas, la procédure est simplifiée de manière importante.
A- Procédure de déclaration :
Le commissaire de justice salarié qui souhaite devenir :
– titulaire de l’office de commissaire de justice dans lequel il était employé,
– ou associé de la personne morale titulaire de cet office en vue de l’exercice de la profession au sein de cet office
doit adresser au garde des sceaux, ministre de la justice, une déclaration, par téléprocédure, sur le site internet du ministère de la justice, accompagnée de la copie des statuts et de tout document permettant d’établir l’accord de l’intéressé ainsi que celui de la société et, le cas échéant, des autres associés.
Même logique pour le chemin inverse :
Le commissaire de justice, titulaire de l’office ou associé de la personne morale titulaire de cet office qui entend exercer en qualité de salarié au sein de ce même office doit adresser au garde des sceaux, ministre de la justice, une déclaration, par téléprocédure sur le site internet du ministère de la justice, accompagnée d’une copie de son contrat de travail, dans les dix jours suivant la signature de celui-ci.
L’intéressé adresse une copie de cette déclaration à la chambre régionale ou interrégionale des commissaires de justice dans le ressort de laquelle se situe l’office.
B- Agrément tacite
En l’absence de décision expresse d’opposition ou de non-opposition du garde des sceaux, ministre de la justice, portée à la connaissance de l’intéressé avant l’expiration d’un délai d’un mois, la déclaration est réputée avoir fait l’objet d’une décision de non-opposition et l’intéressé peut exercer ses nouvelles fonctions à la date d’expiration de ce délai.
Ce délai court à compter de la réception d’une déclaration dûment complétée et accompagnée des pièces requises.
5- Modification : Constitution d’une société par dissolution d’une autre société.
L’un des principaux cas concerne ici le passage d’une SCP en société de capitaux (SELARL, SAS…) via une cession du droit de présentation. Il y a donc création d’une nouvelle société qui va acquérir le droit de présentation et dissolution de la SCP qui devient sans objet.
Lorsqu’une société déjà existante, titulaire d’un office, est dissoute et qu’elle exerce son droit de présentation au profit d’une nouvelle société constituée des mêmes associés ou d’une partie seulement d’entre eux (l’autre partie demandant leur retrait en qualité d’OPM associé), nous sommes dans cette configuration.
Cette déclaration n’est possible qu’en l’absence de nouveaux associés entrants.
A- Procédure de déclaration :
La constitution d’une société par dissolution d’une autre société, doit faire l’objet d’une déclaration au garde des sceaux, ministre de la justice, par téléprocédure sur le site internet du ministère de la justice, à la diligence de la société ou de l’un au moins des associés concernés.
La déclaration est accompagnée de la copie des statuts et de tout document permettant d’établir l’accord de la société ou des associés lorsque celui-ci est requis par les dispositions du code civil et du code de commerce ou par les statuts de la société.
En l’absence de décision expresse d’opposition ou de non-opposition du garde des sceaux, ministre de la justice, portée à la connaissance de l’intéressé avant l’expiration d’un délai de deux mois, la constitution de la société prend effet à la date d’expiration de ce délai.
Ce délai court à compter de la réception d’une déclaration dûment complétée et accompagnée des documents, datant de moins de trois mois.
B- Entrée en vigueur :
Depuis le 1er mars 2023.
C- Impact sur vos dossiers :
Bien que l’office change « de mains » en passant d’une société à une autre, la procédure d’agrément est alléguée et surtout réduite dans son instruction. Les dossiers de restructuration en société de capitaux, toujours très nombreux chaque année, verront ainsi leur délai d’instruction fixé au maximum à deux mois.
Comme pour la modification évoquée en point 1-C-b, il y aura lieu de subir les désagréments d’un exercice au sein d’une société sans personnalité morale et sans compte bancaire durant les premiers jours.
6- Modification : Cession d’actions ou de parts sociales entre associés
Il s’agit ici de régir les cessions de titres entre associés d’une même société, sans arrivée d’un nouvel associé ou départ d’un associé exerçant.
A- Procédure de déclaration
Toute modification de la répartition ou du nombre des actions ou parts sociales détenues par les associés exerçant la profession de commissaire de justice ou de notaire, ou des droits de vote afférents, sans le retrait de l’un ou plusieurs d’entre eux ni l’entrée d’un nouvel associé, doit faire l’objet, dans un délai de trente jours, d’une déclaration par téléprocédure auprès du bureau de leurs instances nationales respectives, à la diligence de la société ou de l’un au moins des associés concernés.
Si la modification méconnaît les dispositions législatives et réglementaires applicables, le bureau de la chambre nationale des commissaires de justice ou le bureau du Conseil supérieur du notariat s’y oppose par décision motivée et dans un délai de deux mois à compter de la réception de la déclaration dûment complétée et accompagnée des documents requis à l’alinéa précédent. En l’absence d’opposition à l’expiration de ce délai, la modification prend effet.
« Tout recours contentieux formé à l’encontre de la décision d’opposition est précédé, à peine d’irrecevabilité, d’un recours administratif préalable obligatoire examiné, dans les conditions prévues aux articles L. 412-2 à L. 412-8 du code des relations entre le public et l’administration, par le garde des sceaux, ministre de la justice. »
B- Entrée en vigueur :
A partir du 1er mars 2024.
Les déclarations déposées entre le 1er mars 2023 et le 1er mars 2024 sont toutes adressées au garde des sceaux, ministre de la justice, par téléprocédure sur le site internet du ministère de la justice.
C- Impact sur vos dossiers :
La nouveauté sera ici d’en référer directement à son instance de tutelle, soit la CNCJ ou le CSN qui mettront donc à disposition un portail internet permettant le dépôt de cette déclaration de modification de parts.
Nous étions déjà dans une procédure de déclaration mais auprès de la chancellerie. La modification qui intervient décharge leurs services d’un nombre important de dossiers chaque année et devrait permettre de tenir les délais des autres procédures, notamment toutes celles pour lesquelles le délai d’opposition se limite à deux mois.
7- Entrée d’un nouvel associé en vue de l’exercice de la profession par cession d’actions ou augmentation de capital
A- Procédure d’autorisation : demande
Pour ce dernier cas étudié, parmi les plus fréquents, et bien que nous restions dans une procédure d’autorisation, la procédure est également cadrée par un temps maximum sous forme de délai d’opposition et permet donc de raccourcir significativement le temps d’attente et de se préparer en amont avec une date précise.
Ainsi :
– Toute augmentation de capital conduisant à l’entrée dans la société d’un nouvel associé, non titulaire d’un office,
– et toute convention par laquelle un des associés cède tout ou partie de ses actions ou parts sociales à un tiers, non titulaire d’un office, en vue de l’exercice, par ce tiers, de la profession pour laquelle la société est titulaire d’un office,
doivent faire l’objet, dans un délai de trente jours, d’une déclaration au garde des sceaux, ministre de la justice, par téléprocédure sur le site internet du ministère de la justice, à la diligence de la société ou de l’un au moins des associés concernés.
La déclaration est accompagnée des documents permettant d’établir l’accord de la société ou des autres associés lorsque celui-ci est requis, du projet d’acte de cession ainsi que des pièces mentionnées à l’article 4 du présent décret.
« En l’absence de décision expresse d’opposition ou de non-opposition du garde des sceaux, portée à la connaissance de l’intéressé avant l’expiration d’un délai de quatre mois, s’agissant de l’augmentation de capital, ou de deux mois, s’agissant de la cession d’actions ou de parts sociales, la déclaration est réputée avoir fait l’objet d’une décision de non-opposition et l’augmentation du capital social ou la cession prend effet à la date d’expiration de ce délai de deux ou quatre mois.»
Ce délai, de deux ou quatre mois, ne court qu’à compter de la réception d’une déclaration dûment complétée et accompagnée des pièces requises ou, le cas échéant, de la réalisation de la dernière condition suspensive prévue dans la convention.
A noter en cas de présence d’un nouvel associé :
« Lorsqu’il comporte une condition suspensive liée à la nomination du nouvel associé, tout projet d’augmentation de capital ou tout projet de cession des actions ou parts sociales à un tiers, fait l’objet d’une déclaration au garde des sceaux, ministre de la justice, par téléprocédure sur le site internet du ministère de la justice, à la diligence de la société ou de l’un au moins des associés concernés. »
Le projet est assorti de la demande du nouvel associé tendant à sa nomination dans l’office ou l’un des offices dont la société est titulaire.
Le projet est approuvé par arrêté du garde des sceaux, ministre de la justice.
L’arrêté de nomination du nouvel associé vaut autorisation du projet.
B- Entrée en vigueur :
Depuis le 1er mars 2023
8- Récapitulatif des différentes demandes ou déclarations pouvant être effectuées sur le site OPM :
Nous rappelons ici les deux régimes applicables tels qu’ils sont expliqués par la Chancellerie, depuis le 1er janvier 2023 :
– Celui des « demandes » : elles donnent lieu à un arrêté publié au Journal Officiel ou une décision nominative ;
– Celui des « déclarations » : elles peuvent donner lieu à une décision du garde des sceaux avec ou sans droit d’opposition selon les cas et, pour certaines d’entre elles, à une publication sur le portail OPM (et sur celui des instances professionnelles s’agissant plus spécifiquement des transformations de structure sociale).
A- Les demandes :
1. Donnant lieu à un arrêté publié au Journal officiel :
a- Demande de nomination d’une société en qualité de titulaire d’un office,
b- Demande de nomination en qualité de titulaire d’un office individuel,
c- Demande de nomination d’un OPM sur office vacant,
d- Demande d’ouverture, de fermeture ou de transformation d’un bureau annexe,
e- Demande de nomination à des fonctions d’OPM associé exerçant,
f- Demande de nomination à des fonctions d’OPM salarié,
g- Demande de transfert d’office dans la même zone d’installation contrôlée
2. Donnant lieu à une décision non publiée :
– Demande de dispense de diplôme ou de stage ,
B- Les déclarations :
1. Publiées sur le portail OPM :
a- Déclaration d’augmentation du nombre d’associés exerçants déjà OPM avec augmentation de capital,
b- Déclaration d’augmentation du nombre d’associés exerçants déjà OPM par cession,
c- Déclaration de changement d’office d’un OPM associé au sein d’une même société multi-titulaire,
d- Déclaration de changement d’office d’un OPM salarié au sein de la même société multi-titulaire,
e- Déclaration de changement de qualité (salarié/associé) au sein d’une même société,
f- Déclaration de dissolution et constitution d’une nouvelle société titulaire d’un office avec les mêmes associés ou une partie d’entre eux,
g- Déclaration de prolongation d’activité,
h- Déclaration de reprise des fonctions d’OPM salarié,
i- Déclaration de retrait avec arrivée d’un nouvel associé exerçant déjà OPM,
j- Déclaration de retrait sans nouvelle nomination d’un associé exerçant,
k- Déclaration de transfert d’office dans la même zone de libre installation,
2. Publiées sur le site des instances professionnelles :
– Déclaration de transformation de structure sociale,
3. Non publiées :
a- Déclaration de cession interne de parts sociales ou d’actions sans retrait ni arrivée d’un associé,
b- Déclaration de rupture des fonctions d’OPM salarié,
c- Déclaration de constitution d’une SPFPL et/ou cession de parts sociales au profit d’une SPFPL,
d- Autre déclaration (ex: déménagement…)
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